Монетизируем предусмотрительность: эксперт рассказал, как планирование закупок помогает экономить

Нижний Новгород. 25 апреля. НТА-Приволжье — Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT запустила проект "Школа закупок". В рамках проекта эксперты площадки рассказывают о том, как эффективно выстроить процесс закупок от начала до конца, чтобы снизить затраты компании без потери качества.

С первым и чуть ли не самым важным этапом – планированием – помог разобраться заместитель директора по развитию закупочной деятельности ЭТП ONLINECONTRACT, практик с 20-летним опытом Константин Арбан.

Почему важно планировать, кто должен делать это по закону?

- Чтобы понимать, для кого планирование закупок является обязательным, а для кого это вопрос добровольный, направленный на обеспечение внутренней дисциплины компании, прежде всего нужно рассмотреть тему планирования с точки зрения регулирования законодательством, - отметил эксперт.

1. 44-ФЗ регулирует закупки государственных и муниципальных бюджетных учреждений. Данные организации обязаны размещать годовой план закупок на сайте zakupki.gov.ru (ЕИС – Единая информационная система в сфере закупок). 

2. 223-ФЗ регулирует закупки организаций с долей участия государства более 50%, компаний, занимающихся регулируемыми видами деятельности (водоснабжение, энергетика и т.д.), организаций субъектов естественных монополий (РЖД, нефтяные компании, газовые компании и т.п.), бюджетных организаций, проводящих закупку за счет внебюджетных средств (собственные средства, средства субподряда, полученные гранты и т.п.) и других. Данные организации обязаны в срок до 31 декабря текущего года размещать план закупок на следующий год в ЕИС. 

3. Закупки коммерческих компаний регулирует Гражданский кодекс. У них нет обязательства размещать информацию о закупках в открытом доступе.

Константин Арбан предложил рассмотреть подробнее второй и третий случаи. В частности, разный бизнес проводит закупки разными способами и в разных формах:

- На шести аккредитованных по 44-ФЗ электронных площадках способами, обозначенными в федеральном законе.

- На своей корпоративной площадке.

- На сторонних электронных площадках (например, лидер рынка межкорпоративной электронной торговли Татарстана – ЭТП ONLINECONTRACT).

- Традиционно "конвертным" способом (конкурсная комиссия - очные торги), либо "на коленке" - сбором в лучшем случае трех коммерческих предложений исполнителем или путем личных переговоров, договоренностей.

По словам эксперта, вне зависимости от способов и форм проведения, площадки, планирование закупок дает возможности:
- понимать и планировать затраты на закупки;

- снижать цены исполнения заказа - заказчик расширяет круг поставщиков, что создает конкурентную среду для них;

- проводить консолидированную закупку и за счет объема получать лучшие цены;

- организовать и выстроить работу всей компании и закупщика/снабженца (если он есть) плавно, без авралов и суеты;

- минимизировать количество срочных закупок, соответственно, снизить объемы незапланированных расходов;

- формировать положительную репутацию компании на рынке, среди поставщиков. Приемка товара проходит в спокойном режиме, в случае наличия недостатков остается время на их исправление. Если все по плану, оплата, как правило, тоже не задерживается, соответственно, поставщики готовы участвовать в ваших закупках и предоставлять лояльные условия;

- заранее получать информацию о заказе малому и среднему бизнесу – они могут соизмерять свои возможности и определять, что именно потребуется для формирования выгодного для всех коммерческого предложения;

- расширять круг привлекаемых потенциальных поставщиков (МСБ) для крупного бизнеса.

- С планирования начинается любое мероприятие, а в закупках – это 20% успеха. Есть компании, которые обязаны планировать и размещать годовой график закупок по закону. Однако планировать имеет смысл в любой организации и любой сфере – будь то завод, свиноферма или фитнес-клуб.
На этапе планирования самые большие сложности связаны с устоявшимся порядком в компании, привычками и, возможно, предрассудками руководства и исполнителей. Сопротивление со стороны сотрудников может возникать по разным причинам – кто-то работает «в серую», кому-то невыгодно «светиться», кто-то не хочет менять действующего поставщика (при этом, не будучи уверенным в оптимальности его условий), нарушать личные договоренности. И даже практически гарантированная выгода порой не убеждает сотрудников в важности планирования. Например, странную неприязнь к планированию испытывают строительные компании. Застройщики закупаются под каждый конкретный объект по принципу «есть деньги – побежал, нет денег – сидишь». Закупки аналогичных материалов под аналогичные объекты тоже происходят отдельно, хотя гораздо удобнее и выгоднее было бы провести один большой консолидированный тендер, - комментирует Константин Арбан.

- Основной минус отсутствия планирования и системного подхода в закупочной деятельности – это финансовые потери для компании. Если у вас есть план закупок, вам не нужно срочно собирать информацию от поставщиков и выбирать по принципу "кто быстрее всего сможет поставить". Можно в плановом режиме разместить закупку на сторонней торговой площадке и получить снижение цены на 17% (средний показатель на ЭТП ONLINECONTRACT). Каждый руководитель может сопоставить эти цифры с годовым объемом закупок продукции и услуг своей компании и определить для себя, стоит планировать закупки или продолжать закупать спонтанно, – продолжает эксперт.

Как планировать?

Константин Арбан привел общие рекомендации по планированию закупок в четырех шагах:

- Проведение анализа хозяйственной деятельности и формирование регламентов о закупках.

Для компаний, которые проводят закупки "на коленках", бессистемно, и для тех, у кого система уже сформирована, но есть сомнения в ее эффективности, прежде всего, нужно провести аудит существующих в компании закупок. В идеале, это должна сделать сторонняя организация. Даже если есть уже принятые регламенты по закупкам, это не является гарантией того, что они исполняются.

Как дела обстоят в реальности? Как компания работает, соблюдает ли условия договоров с поставщиками, производит ли оплату без задержек? Какое количество компаний участвует в каждой закупке? (на мой взгляд, тендер можно считать эффективным при участии в нем, как минимум, трех не связанных между собой компаний, оптимально – не менее пяти, идеально – восемь и более участников). Привлекаются ли новые участники рынка или исполнитель работает только со сформировавшимся списком поставщиков? В ходе такой проверки можно выявить слабые места, корректировка которых поможет снизить расходы на закупки. Яркий пример – отсутствие планирования.

Возможно, по итогам такой проверки руководитель компании примет решение исключить неактуальные регламенты, скорректирует и оптимизирует часть бизнес-процессов, введет новые правила, допустим, с учетом современных инструментов, появившихся на рынке закупок уже после разработки существующих в компании регламентов.

Результатом этого этапа должен быть актуализированный документ, регламентирующий закупочную деятельность компании.
В крупных компаниях такой регламент называется "Положение о закупках". Он содержит следующую информацию:

- общие принципы;

- используемые в закупках процедуры, порядок их проведения;

- формы проведения закупок.

Закупки можно проводить на своей либо сторонней площадке в электронном виде, или это может быть традиционная форма - отдел закупок собирает предложения и согласовывает с комиссией.

В каких случаях есть смысл проводить электронные торги на ЭТП? Минусы традиционного способа проведения закупок конкурсной комиссией и очными торгами:

1. риск субъективной оценки, сговора сотрудников, конфликта интересов;

2. ограничение географии поставщиков.

Плюс – возможно, более быстрый процесс, когда нужно срочно (но когда запланировано - не должно быть срочно).

Плюсы электронных закупок:

1. На сторонних площадках - возможность привлечь больше участников, их база превышает количество компаний, которое может охватить сотрудник вашего отдела закупок. На ЭТП ONLINECONTRACT, например, привлечением участников на каждый тендер занимается отдельное подразделение;

2. Минимизация влияния человеческого фактора при наличии определенных заранее критериев оценки участников закупки;

3. Электронные закупки позволяют снизить коррупционные риски – исключают нелегальные финансовые вознаграждения, которые, по сути, являются выплатами из карманов собственника и акционеров предприятия.

Минус - для качественного проведения тендера нужно размещать его на площадке как минимум за пять рабочих дней до окончания приема предложений. Это даже не минус, это разумные сроки для изучения документации и грамотного формирования предложения.

Если оценивать рынок заказчиков в корпоративных закупках, то это, в первую очередь, средние и крупные компании. Наиболее активно возможности коммерческих площадок используют промышленные комплексы: машиностроение, строительство, металлургия, энергетика. ЭТП ONLINECONTRACT сотрудничает с предприятиями, которые входят в группу компаний "ТАИФ", с ПАО "Таттелеком", АО "Агросила", с международными компаниями, а также компаниями, которые работают на территории всей страны.

- в случае, если проводятся электронные тендеры, минимальная стоимость закупки;

Прежде чем купить что-то на ЭТП, нужно посчитать, сколько временных ресурсов займет подготовка и согласование закупочной документации, работа топов, работа специалиста по закупкам, начальника отдела закупок, вывести затраты и прибавить к стоимости товара. Нижняя граница по закупкам варьируется в зависимости от масштаба предприятия – у некоторых минимальная закупка – это 50 тыс. рублей, у других – миллион. В моей практике самая мелкая закупка – электронная подпись: стартовая цена - 4600 рублей, в результате получилось 2700.

- порядок и принципы определения поставщиков и подрядчиков в соответствии с критериями оценки;

- порядок заключения договора и другая информация.

2. Определение потребностей всех подразделений компании и бюджета закупок.

Для планирования нужно собрать информацию со всех отделов: потребности, их объем, технические характеристики, оценить рынок – сколько стоит продукция и услуги, чтобы в плане закупок отразить стартовую цену. Кто это может делать?

- Это зависит от структуры компании. В крупных компаниях, как правило, есть отдел снабжения или закупок. В малом бизнесе чаще встречается практика проведения закупок подразделением-заказчиком услуг или продукции. В микробизнесе роль закупщика может выполнять и директор, и его помощник, и бухгалтерия – кого назначит руководитель. Во многих компаниях действует один закупщик – он сам находит поставщика, сам забирает заявку, сам общается с поставщиком, обговаривает все вопросы, сам же привозит, сдает и сам же контролирует остатки на складе. Однако такой механизм тяжело назвать прозрачным, - отметил эксперт.

Кто должен назначать стартовую цену? Она формируется исходя из двух факторов – бюджета закупок и текущих условий рынка. Информацию по текущим ценам на рынке может определять отдел снабжения (если он есть) или непосредственно заказчики продукции и услуг.

Но как исключить ситуацию, когда бюджет формируется с заведомо завышенными ценами? В компании, в особенности крупной, с большим объемом закупок, должен быть сотрудник, который на этапе формирования плана закупок проконтролирует размер стартовой цены по специально сформированной методике. Один из инструментов такого контроля – самостоятельная проверка данным контролером цен на рынке, запрос цен у поставщиков.

Еще один логичный вопрос: если собирать информацию по ценам у поставщиков – то зачем дальше нужна ЭТП? Когда поставщики оказываются в конкурентной среде - а в случае с электронными тендерами участники еще и обезличены - они могут и вынуждены торговаться. При личном общении без присутствия конкурентов, как выясняется по итогам электронной закупки, участники не всегда дают самые выгодные для заказчика условия, - прокомментировал Константин Арбан.

3. Формирование годового плана закупок

План закупки товаров, работ, услуг представляет собой информационную базу для всех заинтересованных в участии в закупках, проводимых заказчиком. План должен содержать:

- сроки проведения закупки;

- предмет закупки с минимальными техническими требованиями,

- объем;

- начальную максимальную цену;

- информацию о способе закупки;

- сроки и адрес поставки.

Такой план должен быть рассчитан минимум на полгода вперед, а в идеале - на год. Для того чтобы план закупок выполнил свою функцию и позволил компании снизить затраты, он должен быть общедоступным. Годовой план можно разместить на сайте организации или ЭТП, которая выбрана для проведения закупок вместе с "Положением о закупках".

Контроль эффективности планирования

- Как понять, что годовой план был составлен корректно? Для этого по итогам года потребуется проверить уровень его выполнения. 100% результат в данном случае - недостижимая цель, так как в течение года наверняка придется что-то переносить, какие-то закупки отменять, что-то добавлять.

Причин тому может быть множество, и все они, скорее всего, будут объективны. Если план выполнен на 85%, можно говорить о том, что он был составлен грамотно, - резюмировал заместитель директора по развитию закупочной деятельности ЭТП ONLINECONTRACT Константин Арбан.

Следующий, второй выпуск "Школы закупок" будет посвящен теме выбора способов и формата проведения закупок. Чтобы получить ответы на возникшие вопросы по организации и проведению закупок, звоните в ЭТП ONLINECONTRACT по телефонам: 8 (800) 555-39-39 или 8(843) 2-696-696.

СПРАВКА.

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT — площадка №1 на рынке межкорпоративной электронной торговли в Татарстане*, одна из крупнейших ЭТП России.

Количество клиентов площадки — 46 000.

Общий оборот торгово-закупочных процедур — 516 млрд рублей.

Количество торгово-закупочных процедур — 170 000.

Компания уже более 11 лет помогает предприятиям оптимизировать затраты и находить поставщиков или покупателей в кратчайшие сроки, сохраняя прозрачность и честную конкуренцию процессов закупок и торгов. ЭТП работает по трем направлениям: Корпоративные закупки, Биржевые продукты, Реализация активов и имущества. Организации разного масштаба и географии могут проводить здесь закупки для обеспечения нужд компании, покупать нефтепродукты и продукты нефтехимии у ведущих российских предприятий-производителей напрямую и по справедливой цене, а также покупать или продавать автомобили, металлы, технику, имущество и другие активы предприятия.

*согласно открытым данным электронных торговых площадок 25.04.2018 — 19:00 Регион: Н. Новгород

Все новости раздела «Экономика. Бизнес»